Zadania na Samodzielnym stanowisku ds. archiwum zakładowego

1. Do zakresu działania Samodzielnego stanowiska ds. archiwum zakładowego należy prowadzenie archiwum zakładowego oraz archiwum akt osobowych SPZOZ Szpitala Powiatu Krośnieńskiego, w tym w szczególności:

a) przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz dokumentacji niearchiwalnej po samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora;

b) przyjmowanie dokumentacji:

– na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

– elektronicznej na informatycznych nośnikach danych zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;

c) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

d) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

e) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

f) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

g) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

h) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;

i) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

j) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;

k) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum  zakładowym;

l) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w zakresie czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegło w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.